Bei einer GPLB-Prüfung (Gemeinsame Prüfung Lohnabgaben und Beiträge) zeigt sich in der Praxis immer wieder, dass Unterlagen fehlen oder unvollständig sind. Dies kann unangenehme Folgen haben, denn für die ordnungsgemäße Führung der Aufzeichnungen sind letztlich die verantwortlichen Leitungsorgane – etwa Geschäftsführung, Vorstand oder Vereinsführung – zuständig. Um Beanstandungen und mögliche Strafen zu vermeiden, sollten insbesondere folgende Unterlagen stets vollständig und aktuell geführt werden:
Lohnkonto
Für jede Dienstnehmerin bzw. jeden Dienstnehmer ist ein Lohnkonto zu führen. Darin sind neben den persönlichen Daten insbesondere die ausbezahlten Bezüge, die Lohnabgaben sowie die jeweiligen beitragsrechtlichen Grundlagen zu erfassen. Welche Angaben verpflichtend sind, regelt die Lohnkontenverordnung. Fehlt das Lohnkonto bei einer Prüfung oder ist es mangelhaft geführt, können finanzstrafrechtliche Konsequenzen drohen.
Arbeitszeitaufzeichnungen
Ebenso wichtig ist eine nachvollziehbare Dokumentation der Arbeitszeiten. Aufzuzeichnen sind unter anderem die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit sowie die vorgesehenen Ruhezeiten und Ruhepausen. Auch Tätigkeiten während Wochen-, Ersatz- oder Feiertagsruhe müssen entsprechend dokumentiert werden. Bei Arbeitszeitmodellen mit Durchrechnungszeiträumen sind zusätzlich deren Beginn und Dauer festzuhalten.
Weitere wichtige Nachweise
Je nach Beschäftigungsverhältnis können im Zuge einer GPLB-Prüfung weitere Nachweise verlangt werden, wie beispielsweise:
- Dienstverträge bzw. Dienstzettel
- Urlaubs-, Krankenstands- und sonstige Abwesenheitsaufzeichnungen
- Überstunden-, Provisions- und sonstige Entgeltaufzeichnungen
- Fahrtenbücher und Reisekostenabrechnungen
- Beschäftigungsbewilligungen für Arbeitskräfte aus Drittstaaten
Unser Tipp: Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Personal- und Lohnunterlagen vollständig, aktuell und nachvollziehbar dokumentiert sind. So sind Sie für eine GPLB-Prüfung gut vorbereitet und reduzieren das Risiko von Beanstandungen und Strafen.